Trust Center

Hvor længe opbevarer vi data?

Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. Her står, hvem der fastsætter fristen for hver datatype, hvad systemet understøtter, og hvad der gælder for de data, hvor lovgivningen bestemmer længden.

Konkrete frister, ikke løse hensigter

Nogle opbevaringsperioder følger jeres egen dokumenterede profil, som I vælger efter land, faggruppe, autorisation, behandling, datakategori og formål. Andre bestemmes af lovgivningen og af, hvor længe kundeforholdet består. Denne side skelner tydeligt mellem de to, så I ved, hvad der beror på jeres vurdering, og hvad der følger af en pligt.

Journaldata følger sine egne regler, fordi en lovpligtig journalfrist kan begrænse retten til sletning. Dem beskriver vi i detaljer på en selvstændig side.

Opbevaringsskema

Frister og hvem der fastsætter dem

Datatyper hvor der slettes eller anonymiseres, når fristen udløber. Et legal hold kan midlertidigt blokere sletningen, og oplysninger kan ligge i rullende sikkerhedskopier, indtil kopierne overskrives efter den dokumenterede rotation

Jeres dokumenterede profil AI-genereret indhold

Journaldata

Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. I vælger en dokumenteret profil efter land, faggruppe, autorisation, behandling, datakategori og formål. For autoriserede sundhedspersoner i 10-årsgruppen er udgangspunktet mindst 10 år fra seneste optegnelse, for andre autoriserede mindst 5 år. En selvstændig psykoterapeut uden relevant autorisation har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist og fastlægger selv en nødvendig og proportional frist. FlowDule fastsætter ikke jeres faglige eller juridiske opbevaringspligt.

AI-behandlingsdata (AI-genereret billede)

Efter aktiveret konfiguration AI-genereret indhold

AI-behandlingsdata

Input og output fra AI-funktionerne følger den use case, model, leverandør, region og retention, der er aktiveret i Kundebilag A til databehandleraftalen. FlowDule skal kunne dokumentere leverandørvilkår, dataflow, retention og sletning, før en AI-funktion aktiveres i produktion, og jeres klient- og journaldata må ikke bruges til træning af generelle modeller.

Journal-opslagslog (AI-genereret billede)

Efter kontrolformålet AI-genereret indhold

Journal-opslagslog

Loggen over, hvem der har set en journal, har en dokumenteret opbevaringsfrist og slettes automatisk efter kontrol- og sikkerhedsformålet. En konkret sag kan få legal hold. Loggen er grundlaget for at kunne oplyse en registreret om, hvem der har haft adgang.

Efter afregningsformålet AI-genereret indhold

Forbrugsdata

Måledata for forbrug af SMS og AI bruges til afregning og til at vise det aktuelle forbrug i abonnementet. Indgår data i regnskabsmateriale, opbevares det 5 år fra udgangen af regnskabsåret; øvrige måledata slettes, når formålet og en eventuel kravsfrist er udløbet.

Tekniske fejllogs (AI-genereret billede)

Normalt 12 måneder AI-genereret indhold

Tekniske fejllogs

Sikkerheds- og driftslogs opbevares normalt 12 måneder. De bruges til at finde og rette fejl i platformen og til at beskytte personer, kunder og tjenesten. Væsentlige hændelsessager opbevares normalt 5 år efter lukning.

Ubekræftede billeduploads (AI-genereret billede)

Kort automatisk udløb AI-genereret indhold

Ubekræftede billeduploads

Et billede, der bliver uploadet, men aldrig taget i brug, er en midlertidig behandlingsfil med kort automatisk udløb og sikker sletning. Så ligger der ikke løse filer og venter uden formål.

Sletteanmodninger

Hver datakategori vurderes - lovpligtig journal begrænses

I er dataansvarlig og afgør anmodningen; FlowDule stiller eksport-, begrænsnings- og slettefunktioner til rådighed og handler efter jeres dokumenterede instruks. Oplysninger uden fortsat lovligt grundlag slettes efter deres livscyklus. Lovpligtig journal begrænses i stedet: normal bred adgang, sekundære formål og unødvendige delinger stoppes, mens dokumenterede personer fortsat kan bruge materialet til nødvendige lovlige formål. Hvert opslag logges, og indholdet fjernes, når frist og eventuelt legal hold udløber. Derefter kan oplysningerne være teknisk utilgængelige i rullende sikkerhedskopier, indtil kopierne overskrives efter den dokumenterede rotation.

Se opbevaring af journaldata

Sletteanmodning og pseudonymisering (AI-genereret billede)

Øvrige driftsdata

Bookinger, fakturaer, beskedhistorik og revisionsspor

Bookinger, beskedhistorik og revisionsspor er jeres data og følger jeres dokumenterede retentionprofil og databehandleraftalen. FlowDules egne aftale- og faktureringsdata opbevares, så længe kundeforholdet består, og derefter efter gældende lovgivning - regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. FlowDules bogføringspligt er ikke grundlag for at bevare jeres klient- eller journaldata. Vi lover ikke en fast automatisk sletning her, fordi den rigtige frist afhænger af, hvad de enkelte data dokumenterer.

Spørgsmål?

Mangler I en frist, der ikke står her?

Skriv til os, hvis I har brug for dokumentation for en bestemt datatype eller en afklaring til jeres egen fortegnelse over behandlingsaktiviteter.

Kontakt os