FlowDule
Trust Center

Så lagrar och raderar vi journaldata

Det finns ingen enda laglig lagringsfrist som gäller alla. Behandlingsplatsen väljer och dokumenterar sin profil utifrån land, yrkesgrupp, auktorisation, datakategori och ändamål. Här kan du läsa hur FlowDule lagrar, begränsar och raderar journaldata - på ett språk alla kan läsa.

Så lagrar och raderar vi journaldata (AI-genereret billede)AI-genereret indhold

Sparad så länge behandlingsplatsens dokumenterade profil kräver

En journal får inte alltid raderas bara för att någon ber om det. Omfattas behandlingsplatsen av journalföringsplikten ska journalen bevaras i ett antal år. I gengäld ska den inte sparas längre än nödvändigt: när fristen har löpt ut bedömer behandlingsplatsen om det fortfarande finns någon annan laglig grund, och finns det inte det och gäller inget bevarandeföreläggande tas innehållet bort.

Den här sidan beskriver principerna för lagring, raderingsbegäranden, bevarandeförelägganden och slutlig radering. Det är en förklaring som behandlare kan utgå från gentemot sina klienter, men den ersätter inte behandlingsplatsens egen integritetsinformation.

Principer

Fyra principer för journaldata

Lagringsfrist, raderingsbegäranden, bevarandeförelägganden och slutlig radering

Behandlingsplatsen väljer och dokumenterar fristen (AI-genereret billede)LagringsfristAI-genereret indhold

Behandlingsplatsen väljer och dokumenterar fristen

Det finns ingen enda laglig frist som gäller alla. Hur länge en journal ska sparas beror på land, yrkesgrupp, auktorisation, datakategori och ändamål, och kliniken väljer och dokumenterar profilen. FlowDule fastställer inte klinikens yrkesmässiga eller rättsliga skyldighet att bevara journaler. För auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal (dansk autorisation) är utgångspunkten enligt journalføringsbekendtgørelsen, den danska journalföringsföreskriften, minst tio år från senaste anteckningen för vissa yrkesgrupper och minst fem år för andra. En egenföretagande psykoterapeut som inte är auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist och måste själv fastställa en nödvändig och proportionerlig frist.

Raderingsbegäranden får ett tudelat svar (AI-genereret billede)RaderingAI-genereret indhold

Raderingsbegäranden får ett tudelat svar

Data utan fortsatt grund raderas. En obligatorisk journal begränsas: bred normalåtkomst, analys, produktförbättring och onödig delning upphör. Dokumenterade personer får bara använda den för nödvändig behandling/patientsäkerhet, rättighetskrav eller ett konkret klagomåls-, tillsyns- eller ersättningsärende; all åtkomst loggas.

Bevarandeföreläggande vid pågående ärenden (AI-genereret billede)Legal holdAI-genereret indhold

Bevarandeföreläggande vid pågående ärenden

Ingår en journal i ett klagomåls-, tillsyns- eller ersättningsärende bevaras nödvändigt dokumenterat omfång till avslut. Personen informeras bara när det är lagligt och inte skadar ärendet eller ett myndighetsbeslut; beslutet omprövas vid varje hold-review.

Radering när fristen löper ut (AI-genereret billede)UtgångAI-genereret indhold

Radering när fristen löper ut

Har fristen löpt ut och har behandlingsplatsen bedömt att det varken finns någon annan laglig grund eller något bevarandeföreläggande tas innehållet bort: anteckningar, mätningar, behandlingsplaner, rapporter, bifogade dokument och ljudinspelningar. Raderingen omfattar även filer, delningar, sökindex, köer och cachar, medan säkerhetskopior fasas ut genom dokumenterad rotation. Kvar finns ett skelett av tidsstämplar, författare och koder utan personuppgifter.

Rättigheter

Rättelser görs som tillägg - och läsningar loggas

Är något fel i en journal rättas det med ett nytt tillägg där det rätta står. I patientjournaler som omfattas av auktorisationsreglerna står den ursprungliga texten kvar, eftersom rättelser och tillägg ska vara spårbara så att den ursprungliga versionen fortfarande går att identifiera. Omfattas behandlingsplatsen inte av de reglerna beror behovet av versionshistorik på platsens eget dokumenterade ändamål och ansvar. Registrerade kan begära insyn, rättelse, begränsning och radering, men rättigheterna är inte absoluta och kan begränsas av en lagstadgad journalfrist, ett pågående ärende, andras rättigheter eller ett nödvändigt rättsligt anspråk. Man kan få veta vem som har läst journalen - läsningar registreras i en åtkomstlogg. Klagomål kan lämnas till tillsynsmyndigheten.

GDPR & policyer
Rättelser och åtkomstlogg i journalen (AI-genereret billede)AI-genereret indhold
Roller och ansvar för journaldata (AI-genereret billede)AI-genereret indhold
Ansvar

Mottagningen är personuppgiftsansvarig - FlowDule är biträde

Den enskilda kliniken eller kedjan är personuppgiftsansvarig för journalerna och bestämmer ändamål, åtkomst och lagringsfrist. FlowDule levererar och driftar journalsystemet som personuppgiftsbiträde enligt ett biträdesavtal och behandlar bara data efter dokumenterad instruktion. Journaldata krypteras och lagras separat per kedja.

Läs om lagring och rättigheter
Frågor?

Behöver ni dokumentation eller svar?

Kontakta oss om ni behöver biträdesavtal, ytterligare dokumentation eller svar på frågor om lagring och radering.