AI-information

Dokument-ID: O-06
Version och datum: 2026-08-21.1 - 21 augusti 2026
Leverantör: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Kort sagt: FlowDules AI är valfri dokumentationshjälp. Den utarbetar utkast, men fattar inte yrkesmässiga beslut. En kompetent användare ska kontrollera och aktivt godkänna resultatet innan det sparas, delas eller används.

1. Vem informationen riktar sig till

Informationen riktar sig till FlowDules företagskunder, behandlare, administratörer och andra användare som överväger eller använder en AI-funktion. Den kan också användas av kundens klienter för att förstå FlowDules tekniska roll.

Kunden bestämmer om en godkänd AI-funktion ska aktiveras, för vilket dokumenterat ändamål och för vilka användare. Att en funktion finns i produkten betyder inte att den är aktiverad eller godkänd för alla datatyper.

2. Vad AI får hjälpa till med

Efter särskild aktivering kan FlowDule erbjuda följande avgränsade former av dokumentationshjälp:

• språklig formatering och förbättring av användarens egen text;

• sammanfattning och strukturering av material;

• översättning med kontroll mot originalet;

• OCR som omvandlar dokumentbilder till text;

• transkribering av ljud, när inspelning och behandling är laglig;

• utkast till rapporter eller andra dokument på grundval av valda källor.

Den konkreta funktionen, modellen, leverantören, datakategorin, regionen och lagringen ska framgå av kundens accepterade instruktionsbilaga.

3. Vad AI inte får användas till

FlowDules lanseringsscope tillåter inte AI för:

• självständig diagnos, triage eller riskpoäng;

• val, ändring eller rekommendation av behandling;

• beslut om tillgång till behandling, förmån eller annan individuell rättighet;

• automatiskt färdigställande eller signering av journaler utan aktivt mänskligt godkännande;

• dold profilering, känsloigenkänning eller biometrisk kategorisering;

• forskning, marknadsföring, modellträning eller allmän produktutveckling på kundens klient- eller journaldata;

• återanvändning av output till andra kunder eller andra ändamål än kundens dokumenterade instruktion.

En ny funktion inom något av dessa områden kräver en ny juridisk klassificering, DPIA-granskning, bedömning enligt AI-förordningen, teknisk test och uttryckligt godkännande från ledningen och kunden. Den omfattas inte av denna version.

4. Den mänskliga kontrollen

AI-output är alltid ett utkast. Före användning ska en kompetent användare:

1. kontrollera att materialet rör rätt person och ärende;

2. jämföra output med den ursprungliga texten, ljudet eller annat källmaterial;

3. kontrollera fakta, negationer, siffror, datum, namn, medicinska eller yrkesmässiga begrepp och väsentliga utelämnanden;

4. rätta eller avvisa osäkert eller missvisande innehåll;

5. ta självständigt ansvar för den slutliga texten och den yrkesmässiga åtgärden;

6. aktivt godkänna, innan resultatet sparas, delas eller används.

FlowDule ska tydligt markera AI-utkast och godkännandeögonblicket i användargränssnittet. Ett saknat aktivt godkännandesteg får inte ersättas av en allmän text i villkoren.

5. Data och dataskyddsroller

Kunden är personuppgiftsansvarig för sin behandling av klient- och journaluppgifter och fastställer rättslig grund enligt artikel 6 GDPR och, där det är relevant, artikel 9 samt eventuell nationell grund. FlowDule behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt Personuppgiftsbiträdesavtalet och kundens accepterade instruktionsbilaga.

Beroende på funktionen kan behandlingen omfatta journaltext, fritext, dokumentbilder, ljud, transkription, prompt, output och nödvändiga tekniska metadata. Användaren ska begränsa input till det som är nödvändigt för det godkända ändamålet.

FlowDule får inte använda kundens klient- eller journaldata för egna AI-ändamål, träning av allmänna modeller, marknadsföring eller övergripande analys.

6. Leverantörer och teknisk behandling

Den planerade leverantörskedjan använder AWS-tjänster under FlowDules AWS-avtal:

De faktiska modellversionerna, AWS-regionerna och eventuella inferensdestinationer kan ändras och får därför inte härledas enbart ur tabellen. Den bindande kombinationen framgår av den accepterade versionen av Underbiträden och leverantörer och kundens instruktionsbilaga.

7. Region, lagring och modellträning

För varje AI-funktion ska FlowDule före aktivering dokumentera:

• det faktiska AWS-kontot, tjänsten, modellen och versionen;

• alla behandlings- och inferensregioner samt potentiell fjärrsupport;

• allowed_modes, provider sharing och den faktiska retentioninställningen;

• om prompt, input eller output lagras av leverantören och i så fall varför och hur länge;

• att uppgifterna inte används för leverantörens eller FlowDules allmänna modellträning;

• radering, loggar, underleverantörer, överföringsgrund och kompletterande åtgärder.

En marknadsföringsbeteckning som “EU-region”, “store=false” eller “ingen träning” är inte tillräckligt bevis utan kontroll av den faktiska konto- och modellkonfigurationen. Om den nödvändiga dokumentationen inte föreligger förblir funktionen avaktiverad för klient-, journal- och hälsouppgifter.

8. Kvalitet, begränsningar och fel

AI kan hallucinera, missförstå kontext, förbise negationer, blanda ihop personer, förvanska siffror eller datum, översätta facktermer fel och återge bias från modellen eller källmaterialet. Ett flytande och övertygande svar är inte bevis för att svaret är korrekt.

FlowDule testar varje use case på det relevanta språket och fackområdet med representativa, lagliga testdata. Testet fastställer accepterade felgränser, stoppkriterier och nödvändiga användarvarningar. Allvarliga eller upprepade fel kan leda till omedelbar avaktivering av den berörda modellen eller funktionen.

Användare kan rapportera AI-fel via support@flowdule.com. Säkerhetsincidenter och möjlig exponering av personuppgifter rapporteras omedelbart via security@flowdule.com.

9. Information till klienten

Kunden ska bedöma när en klient ska informeras om AI-användning enligt GDPR, yrkesregler och AI-förordningen. Kundens lokala text ska minst vara rättvisande om:

• vilket ändamål AI används för;

• vilka uppgifter som behandlas;

• att output kontrolleras och godkänns av en människa;

• relevanta leverantörer, regioner, lagring och överföringar;

• hur klienten kan kontakta kunden om rättigheter eller frågor.

Om en person interagerar direkt med ett AI-system ska personen upplysas om detta, om det inte är uppenbart i det konkreta sammanhanget. FlowDule har inte godkänt en klientvänd AI-chatbot i lanseringsscopet.

10. Automatiska beslut och profilering

FlowDules godkända AI-use cases fattar inte beslut som enbart grundas på automatisk behandling och har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar en person. Kunden får inte kringgå detta genom att göra en AI-rekommendation praktiskt bindande utan en verklig, kompetent och självständig mänsklig bedömning.

Om en framtida funktion kan påverka diagnos, behandling, tillgång till förmåner, försäkring, sysselsättning eller andra väsentliga förhållanden ska den stoppas vid releasegaten och bedömas särskilt enligt artikel 22 GDPR, AI-förordningen och eventuella regler om medicintekniska produkter.

11. AI-kunnighet och användaråtkomst

Endast användare med relevant roll och genomförd utbildning får åtkomst. Utbildningen omfattar minst:

• funktionens avsedda och förbjudna användning;

• hallucination, bias och källkontroll;

• dataminimering och hantering av särskilda kategorier;

• mänskligt godkännande och yrkesmässigt ansvar;

• fel-, incident- och säkerhetsrapportering.

Utbildningen dokumenteras och upprepas vid väsentliga ändringar och i övrigt enligt den interna utbildningsplanen. FlowDule och kunden fördelar utbildningsansvaret i onboardingen och kundbilagan.

12. Rättigheter och kontakt

Om du är klient hos en behandlare ska frågor om din journal, tillgång, rättelse, radering eller rättslig grund riktas till behandlaren eller kliniken. FlowDule hjälper kunden enligt dennes instruktion.

Om frågan rör FlowDules egna behandlingar kan du kontakta privacy@flowdule.com. Ytterligare information finns i Integritetspolicyn, Personuppgiftsbiträdesavtalet och Underbiträden och leverantörer.