Oppbevaring og rettigheter

Dokument-ID: O-08
Versjon og dato: 2026-08-21.1 - 21. august 2026
Leverandør: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Viktig: Det finnes ikke én lovlig oppbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. Kunden velger en dokumentert profil etter land, faggruppe, autorisasjon, behandling, datakategori og formål. FlowDule fastsetter ikke kundens faglige eller juridiske oppbevaringsplikt.

1. Roller og ansvar

Kunden - behandleren eller klinikken - er behandlingsansvarlig for egne klienter, bookinger, journaler, dokumenter og faglige formål. Kunden bestemmer derfor:

• hvorfor opplysningene behandles;

• hvilket behandlingsgrunnlag som brukes;

• hvilke opplysninger som er nødvendige;

• hvor lenge de skal oppbevares;

• hvordan innsyn, retting, sletting og andre rettigheter avgjøres;

• om en konkret lovplikt, klage, tvist eller annen dokumentert grunn krever fortsatt oppbevaring.

FlowDule er databehandler for disse opplysningene. Vi stiller konfigurasjons-, eksport-, begrensnings- og slettefunksjoner til rådighet og handler etter kundens dokumenterte instruks i Databehandleravtalen og kundevedlegget.

FlowDule er selv behandlingsansvarlig for egne avtale-, fakturerings-, support- og sikkerhetsformål. Frister og rettigheter for disse behandlingene er beskrevet i Personvernerklæringen.

2. Kundens faglige profil

Før reelle klient- eller journalopplysninger kan behandles, skal kunden velge og dokumentere riktig profil.

Tittelen «psykoterapeut» dokumenterer ikke i seg selv en helsefaglig autorisasjon. Tilsvarende skal en psykologs faktiske autorisasjonsstatus kontrolleres; overgangsregler kan bety at en person frem til utgangen av 2028 kan bruke psykologtittelen uten å være omfattet av den nye autorisasjonen.

Medlemskap i en bransjeforening, forsikringsvilkår, kontraktskrav eller faglig anbefaling kan påvirke kundens valg, men skal ikke fremstilles som lov, med mindre det faktisk er et bindende lovkrav.

3. Psykoterapeutprofilen

For en selvstendig psykoterapeut som ikke er autorisert helsepersonell, skal kunden dokumentere en konkret frist eller et klart slettekriterium for hver relevant kategori.

Vurderingen bør minst omfatte:

• hvorfor journalen eller notatet er nødvendig;

• hvor lenge opplysningene er relevante for et aktuelt eller påregnelig klientforløp;

• behov for dokumentasjon av avtale, faglig innsats eller rettskrav;

• opplysningenes sensitivitet og konsekvensen ved lang oppbevaring;

• om mindre inngripende dokumentasjon eller tidligere sletting er mulig;

• eventuelle dokumenterte krav fra avtale, forsikring eller bransjeforening;

• starttidspunktet for fristen, for eksempel avsluttet forløp eller siste relevante notat.

FlowDule anbefaler ikke en vilkårlig standardperiode som erstatning for vurderingen. Kunden skal kunne forklare fristen i sin personverntekst og bruke den konsekvent i systemet.

4. Autorisert helsepersonell

For autorisert helsepersonell (dansk autorisasjon) brukes den relevante minimumsperioden etter de gjeldende journalreglene. Perioden løper normalt fra siste nedtegnelse i pasientjournalen.

Pasientjournaler som har betydning for en pågående klage-, tilsyns- eller erstatningssak, skal fortsatt oppbevares mens saken pågår, selv om den alminnelige minimumsperioden er utløpt. Offentlige behandlingssteder kan i tillegg være omfattet av arkivregler.

Utløpet av en helserettslig minimumsfrist betyr ikke automatisk at journalen skal bevares lenger. Kunden skal deretter vurdere om et annet lovlig og nødvendig grunnlag fortsatt finnes. Hvis ikke, skal opplysningene slettes.

Ved opphør, overdragelse, dødsfall eller konkurs kan særlige regler om overdragelse og fortsatt oppbevaring gjelde. Kunden skal ha en lokal opphørsplan; FlowDule er ikke den myndigheten eller faglige etterfølgeren som overtar journalansvaret.

5. Datakategorier og starttidspunkter

Kundens retentionprofil skal minst omfatte følgende dersom kategorien brukes:

En samlet «slett alt etter X år»-regel er bare forsvarlig hvis alle omfattede kategorier faktisk har samme formål, starttidspunkt og rettslige krav.

6. Retting og journalintegritet

Uriktige stam- og kontaktopplysninger skal kunne rettes. En retting skal ikke gjøre det umulig å dokumentere relevante tidligere handlinger, hvis historikken fortsatt er nødvendig og lovlig.

For pasientjournaler under autorisasjonsreglene kan opprinnelige journalopplysninger ikke slettes eller gjøres uleselige som en alminnelig retting. Rettinger og tilføyelser skal være sporbare, slik at den opprinnelige versjonen fortsatt kan identifiseres etter de gjeldende kravene.

For en psykoterapeut uten autorisasjon avhenger behovet for versjonshistorikk av kundens dokumenterte formål og ansvar. FlowDule skal ikke uten grunn bevare alle historiske versjoner permanent.

7. Den registrertes rettigheter

Etter vilkårene i personvernforordningen (GDPR) kan den registrerte ha rett til:

• informasjon om behandlingen;

• innsyn og kopi;

• retting;

• sletting;

• begrensning av behandling;

• dataportabilitet;

• innsigelse;

• tilbaketrekking av samtykke når behandlingen bygger på samtykke;

• ikke å være underlagt visse avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling.

Rettighetene er ikke absolutte. En forespørsel om sletting kan for eksempel være begrenset av en lovpålagt journalfrist, en verserende sak, andres rettigheter eller et nødvendig rettskrav. Kunden skal dokumentere den konkrete begrensningen og forklare den til den registrerte.

8. Slik fremsettes en forespørsel

Er du klient eller pasient, skal du kontakte den behandleren eller klinikken som har opprettet opplysningene. Kundens navn og kontakt skal fremgå av den lokale personverninformasjonen i booking- eller klientflaten.

FlowDule besvarer ikke selv kundens klienter på kundens vegne uten en dokumentert instruks. Vi hjelper kunden med søk, eksport, retting, begrensning og sletting når det er nødvendig.

Hvis forespørselen gjelder FlowDules egne konto-, support- eller avtaleopplysninger, kan du skrive til privacy@flowdule.com. Ytterligere informasjon finnes i Personvernerklæringen.

9. Frist og identitetskontroll

Den behandlingsansvarlige besvarer en GDPR-forespørsel uten ugrunnet opphold og normalt senest én måned etter mottakelsen. Fristen kan etter reglene forlenges med inntil to måneder ved komplekse eller mange forespørsler; den registrerte skal informeres om forlengelsen og begrunnelsen innen den første måneden.

Identiteten kontrolleres forholdsmessig. Kunden og FlowDule kan ikke kreve mer dokumentasjon enn nødvendig, men kan heller ikke utlevere journal- eller helseopplysninger til feil person. Kopier av identitetsdokumenter skal bare innhentes når en mindre inngripende kontroll ikke er tilstrekkelig, og skal ha kort dokumentert oppbevaring.

10. Sletting i hele datakjeden

En godkjent sletteprosess skal håndtere alle relevante forekomster:

• aktive databaseposter og versjonsrelasjoner;

• filer, vedlegg, bilder og lyd;

• bookinger, kommunikasjon, delinger og tilgangslenker;

• søkeindekser, køer, cacher og midlertidige filer;

• KI-input og -output etter den godkjente leverandørkonfigurasjonen;

• eksportfiler og integrasjonskopier under FlowDules kontroll;

• foreldreløse objekter og mislykkede slettejobber;

• sikkerhetskopier etter dokumentert rotasjon.

FlowDule kan bevare et minimalt slettebevis uten det slettede innholdet. Beviset kan angi kunde, instruks, kategorier, tidspunkt, ansvarlig, resultat, backuputløp og eventuelle lovlige unntak.

11. Sikkerhetskopier og gjenoppretting

Opplysninger kan være teknisk utilgjengelige i rullerende sikkerhetskopier inntil kopiene overskrives etter den dokumenterte rotasjonen. I perioden er de underlagt samme sikkerhet, kan ikke brukes til andre formål og gjeninnføres ikke i normal drift.

Hvis en sikkerhetskopi gjenopprettes, skal tidligere gjennomførte slettinger og gjeldende legal holds gjenanvendes før miljøet åpnes. Den faktiske rotasjonsperioden og restoreprosessen skal være testet; interne mål skal ikke beskrives som kundegaranti uten uttrykkelig avtale.

12. Legal hold og andre unntak

Legal hold betyr en midlertidig, dokumentert blokkering av alminnelig sletting for et presist avgrenset materiale. Det kan være relevant ved en konkret klage, tvist, myndighetssak eller annen lovlig plikt.

Et legal hold skal ha:

• entydig referanse og ansvarlig;

• dokumentert grunnlag;

• presis avgrensning av person, sak, objekt og datakategori;

• startdato, reviewdato og frigivelseskriterium;

• minst mulig tilgang;

• sporbar frigivelse og påfølgende gjenberegning av normal retention.

Et hold på én journal eller hendelse skal ikke automatisk blokkere alle opplysninger om personen eller hele kundens datasett.

13. Eksport og opphør

Kunden kan eksportere egne data under avtalen og etter opphør i henhold til Handelsvilkårene og Databehandleravtalen. Eksporten skal omfatte de relevante kundedataene, relasjonene, filene, versjonene og revisjonsmetadataene i dokumenterte, alminnelig anvendte og maskinlesbare formater.

Etter det avtalte eksportvinduet sletter FlowDule kundedata etter kundens valg, databehandleravtalen, backuprotasjonen og eventuelle lovlige unntak. FlowDules egen bokføringsplikt for faktura- og regnskapsdata er ikke grunnlag for å bevare kundens klient- eller journaldata.

14. Kundens informasjon til klienten

Kunden skal før eller ved innsamlingen gi en lokal personverntekst som minst forklarer:

• kundens identitet og kontakt;

• formål, datakategorier og behandlingsgrunnlag;

• relevante mottakere, leverandører og overføringer;

• den konkrete oppbevaringsfristen eller klare kriterier;

• rettigheter, klage og kontaktvei;

• eventuell KI-bruk og menneskelig kontroll;

• særlige regler om journalretting, hvis kunden er omfattet.

FlowDules generelle dokumenter kan støtte, men erstatter ikke kundens egen informasjonsplikt.

15. Rettskilder

• Artikkel 5 og 12-23 i personvernforordningen (GDPR)

• Den danske pasientsikkerhetsmyndigheten (Styrelsen for Patientsikkerhed) om journaloppbevaring

• Den danske journalføringsforskriften (journalføringsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1361 af 24. november 2025

• Den danske pasientsikkerhetsmyndigheten (Styrelsen for Patientsikkerhed) om autorisasjon av psykologer fra 1. januar 2026