Opbevaring og rettigheder

Dokument-ID: O-08
Version og dato: 2026-08-21.1 - 21. august 2026
Udbyder: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Vigtigt: Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. Kunden vælger en dokumenteret profil efter land, faggruppe, autorisation, behandling, datakategori og formål. FlowDule fastsætter ikke kundens faglige eller juridiske opbevaringspligt.

1. Roller og ansvar

Kunden - behandleren eller klinikken - er dataansvarlig for egne klienter, bookinger, journaler, dokumenter og faglige formål. Kunden beslutter derfor:

• hvorfor oplysningerne behandles;

• hvilket behandlingsgrundlag der anvendes;

• hvilke oplysninger der er nødvendige;

• hvor længe de skal opbevares;

• hvordan indsigt, rettelse, sletning og andre rettigheder afgøres;

• om en konkret lovpligt, klage, tvist eller anden dokumenteret grund kræver fortsat opbevaring.

FlowDule er databehandler for disse oplysninger. Vi stiller konfigurations-, eksport-, begrænsnings- og slettefunktioner til rådighed og handler efter kundens dokumenterede instruks i Databehandleraftalen og kundebilaget.

FlowDule er selv dataansvarlig for egne aftale-, fakturerings-, support- og sikkerhedsformål. Frister og rettigheder for disse behandlinger beskrives i Privatlivspolitikken.

2. Kundens faglige profil

Før reelle klient- eller journaloplysninger må behandles, skal kunden vælge og dokumentere den korrekte profil.

Titlen “psykoterapeut” dokumenterer ikke i sig selv en sundhedsfaglig autorisation. Tilsvarende skal en psykologs faktiske autorisationsstatus kontrolleres; overgangsregler kan betyde, at en person frem til udgangen af 2028 kan anvende psykologtitlen uden at være omfattet af den nye autorisation.

Medlemskab af en brancheforening, forsikringsvilkår, kontraktkrav eller faglig anbefaling kan påvirke kundens valg, men må ikke fremstilles som lov, medmindre det faktisk er et bindende lovkrav.

3. Psykoterapeutprofilen

For en selvstændig psykoterapeut, som ikke er autoriseret sundhedsperson, skal kunden dokumentere en konkret frist eller et klart slettekriterium for hver relevant kategori.

Vurderingen bør mindst omfatte:

• hvorfor journalen eller notatet er nødvendigt;

• hvor længe oplysningerne er relevante for et aktuelt eller forventeligt klientforløb;

• behov for dokumentation af aftale, faglig indsats eller retskrav;

• oplysningernes følsomhed og konsekvensen ved lang opbevaring;

• om mindre indgribende dokumentation eller tidligere sletning er mulig;

• eventuelle dokumenterede krav fra aftale, forsikring eller brancheforening;

• starttidspunktet for fristen, eksempelvis afsluttet forløb eller seneste relevante notat.

FlowDule anbefaler ikke en vilkårlig standardperiode som erstatning for vurderingen. Kunden skal kunne forklare fristen i sin privatlivstekst og anvende den konsekvent i systemet.

4. Autoriserede sundhedspersoner

For en autoriseret sundhedsperson anvendes den relevante minimumsperiode efter de gældende journalregler. Perioden løber normalt fra seneste optegnelse i patientjournalen.

Patientjournaler, som har betydning for en igangværende klage-, tilsyns- eller erstatningssag, skal fortsat opbevares, mens sagen verserer, selv om den almindelige minimumsperiode er udløbet. Offentlige behandlingssteder kan desuden være omfattet af arkivregler.

Udløbet af en sundhedsretlig minimumsfrist betyder ikke automatisk, at journalen skal bevares længere. Kunden skal derefter vurdere, om et andet lovligt og nødvendigt grundlag fortsat findes. Hvis ikke, skal oplysningerne slettes.

Ved ophør, overdragelse, dødsfald eller konkurs kan særlige regler om overdragelse og fortsat opbevaring gælde. Kunden skal have en lokal ophørsplan; FlowDule er ikke den myndighed eller faglige efterfølger, der overtager journalansvaret.

5. Datakategorier og starttidspunkter

Kundens retentionprofil skal mindst omfatte følgende, hvis kategorien anvendes:

En samlet “slet alt efter X år”-regel er kun forsvarlig, hvis alle omfattede kategorier faktisk har samme formål, starttidspunkt og retlige krav.

6. Rettelse og journalintegritet

Urigtige stam- og kontaktoplysninger skal kunne rettes. En rettelse må ikke gøre det umuligt at dokumentere relevante tidligere handlinger, hvis historikken fortsat er nødvendig og lovlig.

For patientjournaler under autorisationsreglerne må oprindelige journaloplysninger ikke slettes eller gøres ulæselige som en almindelig rettelse. Rettelser og tilføjelser skal være sporbare, så den oprindelige version fortsat kan identificeres efter de gældende krav.

For en ikke-autoriseret psykoterapeut afhænger behovet for versionshistorik af kundens dokumenterede formål og ansvar. FlowDule må ikke uden grund bevare alle historiske versioner permanent.

7. Den registreredes rettigheder

Efter betingelserne i GDPR kan den registrerede have ret til:

• information om behandlingen;

• indsigt og kopi;

• berigtigelse;

• sletning;

• begrænsning af behandling;

• dataportabilitet;

• indsigelse;

• tilbagetrækning af samtykke, når behandlingen bygger på samtykke;

• ikke at være underlagt visse afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling.

Rettighederne er ikke absolutte. En anmodning om sletning kan eksempelvis være begrænset af en lovpligtig journalfrist, en verserende sag, andres rettigheder eller et nødvendigt retskrav. Kunden skal dokumentere den konkrete begrænsning og forklare den til den registrerede.

8. Sådan fremsættes en anmodning

Er du klient eller patient, skal du kontakte den behandler eller klinik, der har oprettet oplysningerne. Kundens navn og kontakt skal fremgå af den lokale privatlivsinformation i booking- eller klientfladen.

FlowDule besvarer ikke selv kundens klienter på kundens vegne uden en dokumenteret instruks. Vi hjælper kunden med søgning, eksport, rettelse, begrænsning og sletning, når det er nødvendigt.

Hvis anmodningen vedrører FlowDules egne konto-, support- eller aftaleoplysninger, kan du skrive til privacy@flowdule.com. Yderligere information findes i Privatlivspolitikken.

9. Frist og identitetskontrol

Den dataansvarlige besvarer en GDPR-anmodning uden unødig forsinkelse og normalt senest én måned efter modtagelsen. Fristen kan efter reglerne forlænges med op til to måneder ved komplekse eller mange anmodninger; den registrerede skal orienteres om forlængelsen og begrundelsen inden den første måned.

Identiteten kontrolleres proportionalt. Kunden og FlowDule må ikke kræve mere dokumentation end nødvendigt, men må heller ikke udlevere journal- eller helbredsoplysninger til en forkert person. Kopier af identitetsdokumenter må kun indsamles, når en mindre indgribende kontrol ikke er tilstrækkelig, og skal have kort dokumenteret opbevaring.

10. Sletning i hele datakæden

En godkendt sletteproces skal håndtere alle relevante forekomster:

• aktive databaseposter og versionsrelationer;

• filer, bilag, billeder og lyd;

• bookinger, kommunikation, delinger og adgangslinks;

• søgeindeks, køer, caches og midlertidige filer;

• AI-input og output efter den godkendte leverandørkonfiguration;

• eksportfiler og integrationskopier under FlowDules kontrol;

• forældreløse objekter og mislykkede slettejobs;

• backups efter dokumenteret rotation.

FlowDule kan bevare et minimalt slettebevis uden det slettede indhold. Beviset kan angive kunde, instruks, kategorier, tidspunkt, ansvarlig, resultat, backupudløb og eventuelle lovlige undtagelser.

11. Backups og gendannelse

Oplysninger kan være teknisk utilgængelige i rullende sikkerhedskopier, indtil kopierne overskrives efter den dokumenterede rotation. I perioden er de underlagt samme sikkerhed, må ikke anvendes til andre formål og genindføres ikke i normal drift.

Hvis en backup gendannes, skal tidligere gennemførte sletninger og gældende legal holds genanvendes, før miljøet åbnes. Den faktiske rotationsperiode og restoreprocessen skal være testet; interne mål må ikke beskrives som kundegaranti uden udtrykkelig aftale.

12. Legal hold og andre undtagelser

Legal hold betyder en midlertidig, dokumenteret blokering af almindelig sletning for et præcist afgrænset materiale. Det kan være relevant ved en konkret klage, tvist, myndighedssag eller anden lovlig pligt.

Et legal hold skal have:

• entydig reference og ansvarlig;

• dokumenteret grundlag;

• præcis afgrænsning af person, sag, objekt og datakategori;

• startdato, reviewdato og frigivelseskriterium;

• mindst mulig adgang;

• sporbar frigivelse og efterfølgende genberegning af normal retention.

Et hold på én journal eller hændelse må ikke automatisk blokere alle oplysninger om personen eller hele kundens datasæt.

13. Eksport og ophør

Kunden kan eksportere egne data under aftalen og efter ophør efter Handelsbetingelserne og Databehandleraftalen. Eksporten skal omfatte de relevante kundedata, relationer, filer, versioner og revisionsmetadata i dokumenterede, almindeligt anvendelige og maskinlæsbare formater.

Efter det aftalte eksportvindue sletter FlowDule kundedata efter kundens valg, DPA, backuprotation og eventuelle lovlige undtagelser. FlowDules egen bogføringspligt for faktura- og regnskabsdata er ikke grundlag for at bevare kundens klient- eller journaldata.

14. Kundens information til klienten

Kunden skal inden eller ved indsamlingen give en lokal privatlivstekst, som mindst forklarer:

• kundens identitet og kontakt;

• formål, datakategorier og behandlingsgrundlag;

• relevante modtagere, leverandører og overførsler;

• den konkrete opbevaringsfrist eller klare kriterier;

• rettigheder, klage og kontaktvej;

• eventuel AI-brug og menneskelig kontrol;

• særlige regler om journalrettelse, hvis kunden er omfattet.

FlowDules generelle dokumenter kan støtte, men erstatter ikke kundens egen oplysningspligt.

15. Retskilder

• GDPR artikel 5 og 12-23

• Styrelsen for Patientsikkerhed om journalopbevaring

• Journalføringsbekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 1361 af 24. november 2025

• Styrelsen for Patientsikkerhed om autorisation af psykologer fra 1. januar 2026