AI-information

Dokument-ID: O-06
Version og dato: 2026-08-21.1 - 21. august 2026
Udbyder: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Kort fortalt: FlowDules AI er valgfri dokumentationshjælp. Den udarbejder udkast, men træffer ikke faglige afgørelser. En kompetent bruger skal kontrollere og aktivt godkende resultatet, før det gemmes, deles eller anvendes.

1. Hvem informationen er til

Informationen er til FlowDules erhvervskunder, behandlere, administratorer og andre brugere, der overvejer eller anvender en AI-funktion. Den kan også bruges af kundens klienter til at forstå FlowDules tekniske rolle.

Kunden bestemmer, om en godkendt AI-funktion skal aktiveres, til hvilket dokumenteret formål og for hvilke brugere. At en funktion findes i produktet, betyder ikke, at den er aktiveret eller godkendt til alle datatyper.

2. Hvad AI må hjælpe med

Efter særskilt aktivering kan FlowDule tilbyde følgende afgrænsede former for dokumentationshjælp:

• sproglig formatering og forbedring af brugerens egen tekst;

• resumé og strukturering af materiale;

• oversættelse med kontrol mod originalen;

• OCR, der omsætter dokumentbilleder til tekst;

• transskription af lyd, når optagelse og behandling er lovlig;

• udkast til rapporter eller andre dokumenter på baggrund af valgte kilder.

Den konkrete funktion, model, leverandør, datakategori, region og opbevaring skal fremgå af kundens accepterede instruksbilag.

3. Hvad AI ikke må bruges til

FlowDules lanceringsscope tillader ikke AI til:

• selvstændig diagnose, triage eller risikoscore;

• valg, ændring eller anbefaling af behandling;

• afgørelser om adgang til behandling, ydelse eller anden individuel rettighed;

• automatisk færdiggørelse eller signering af journaler uden aktiv menneskelig godkendelse;

• skjult profilering, følelsesgenkendelse eller biometrisk kategorisering;

• forskning, markedsføring, modeltræning eller generel produktudvikling på kundens klient- eller journaldata;

• genbrug af output til andre kunder eller andre formål end kundens dokumenterede instruks.

En ny funktion inden for et af disse områder kræver en ny juridisk klassifikation, DPIA-review, AI Act-vurdering, teknisk test og udtrykkelig ledelses- og kundeaccept. Den er ikke dækket af denne version.

4. Den menneskelige kontrol

AI-output er altid et udkast. Før brug skal en kompetent bruger:

1. kontrollere, at materialet vedrører den rigtige person og sag;

2. sammenholde output med den oprindelige tekst, lyd eller andet kildemateriale;

3. kontrollere fakta, negationer, tal, datoer, navne, medicinske eller faglige begreber og væsentlige udeladelser;

4. rette eller afvise usikkert eller misvisende indhold;

5. tage selvstændigt ansvar for den endelige tekst og den faglige handling;

6. aktivt godkende, før resultatet gemmes, deles eller bruges.

FlowDule skal tydeligt markere AI-udkast og godkendelsesøjeblikket i brugerfladen. Et manglende aktivt godkendelsestrin må ikke erstattes af en generel tekst i vilkårene.

5. Data og databeskyttelsesroller

Kunden er dataansvarlig for sin behandling af klient- og journaloplysninger og fastlægger behandlingsgrundlag efter GDPR artikel 6 og, hvor relevant, artikel 9 samt eventuel national hjemmel. FlowDule behandler oplysningerne som databehandler efter Databehandleraftalen og kundens accepterede instruksbilag.

Afhængigt af funktionen kan behandlingen omfatte journaltekst, fritekst, dokumentbilleder, lyd, transskription, prompt, output og nødvendige tekniske metadata. Brugeren skal begrænse input til det, der er nødvendigt for det godkendte formål.

FlowDule må ikke bruge kundens klient- eller journaldata til egne AI-formål, træning af generelle modeller, markedsføring eller tværgående analyse.

6. Leverandører og teknisk behandling

Den planlagte leverandørkæde anvender AWS-tjenester under FlowDules AWS-aftale:

De faktiske modelversioner, AWS-regioner og eventuelle inferensdestinationer kan ændre sig og må derfor ikke udledes af tabellen alene. Den bindende kombination fremgår af den accepterede version af Underdatabehandlere og leverandører og kundens instruksbilag.

7. Region, opbevaring og modeltræning

For hver AI-funktion skal FlowDule før aktivering dokumentere:

• den effektive AWS-konto, tjeneste, model og version;

• alle behandlings- og inferensregioner samt potentiel fjernsupport;

• allowed_modes, provider sharing og den effektive retention-indstilling;

• om prompt, input eller output opbevares af leverandøren og i givet fald hvorfor og hvor længe;

• at oplysningerne ikke anvendes til leverandørens eller FlowDules generelle modeltræning;

• sletning, logs, underleverandører, overførselsgrundlag og supplerende foranstaltninger.

En markedsføringsbetegnelse som “EU-region”, “store=false” eller “ingen træning” er ikke tilstrækkeligt bevis uden kontrol af den effektive konto- og modelkonfiguration. Hvis den krævede dokumentation ikke foreligger, forbliver funktionen deaktiveret for klient-, journal- og helbredsoplysninger.

8. Kvalitet, begrænsninger og fejl

AI kan hallucinere, misforstå kontekst, overse negationer, sammenblande personer, forvanske tal eller datoer, oversætte fagudtryk forkert og gengive bias fra model eller kildemateriale. Et flydende og overbevisende svar er ikke bevis for, at svaret er korrekt.

FlowDule tester hver use case på det relevante sprog og fagområde med repræsentative, lovlige testdata. Testen fastlægger accepterede fejlgrænser, stopkriterier og nødvendige brugeradvarsler. Alvorlige eller gentagne fejl kan medføre øjeblikkelig deaktivering af den berørte model eller funktion.

Brugere kan rapportere AI-fejl via support@flowdule.com. Sikkerhedshændelser og mulig eksponering af personoplysninger rapporteres straks via security@flowdule.com.

9. Information til klienten

Kunden skal vurdere, hvornår en klient skal informeres om AI-brug efter GDPR, faglige regler og AI-forordningen. Kundens lokale tekst skal mindst være retvisende om:

• hvilket formål AI bruges til;

• hvilke oplysninger der behandles;

• at output kontrolleres og godkendes af et menneske;

• relevante leverandører, regioner, opbevaring og overførsler;

• hvordan klienten kan kontakte kunden om rettigheder eller spørgsmål.

Hvis en person interagerer direkte med et AI-system, skal personen oplyses om dette, medmindre det er åbenbart i den konkrete sammenhæng. FlowDule har ikke godkendt en klientvendt AI-chatbot i lanceringsscopet.

10. Automatiske afgørelser og profilering

FlowDules godkendte AI-use cases træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for en person. Kunden må ikke omgå dette ved at gøre en AI-anbefaling praktisk bindende uden en reel, kompetent og selvstændig menneskelig vurdering.

Hvis en fremtidig funktion kan påvirke diagnose, behandling, adgang til ydelser, forsikring, beskæftigelse eller andre væsentlige forhold, skal den stoppes ved releasegaten og vurderes særskilt efter GDPR artikel 22, AI-forordningen og eventuelle regler om medicinsk udstyr.

11. AI-færdigheder og brugeradgang

Kun brugere med relevant rolle og gennemført træning må få adgang. Træningen omfatter mindst:

• funktionens tilsigtede og forbudte brug;

• hallucination, bias og kildekontrol;

• dataminimering og håndtering af særlige kategorier;

• menneskelig godkendelse og fagligt ansvar;

• fejl-, hændelses- og sikkerhedsrapportering.

Træningen dokumenteres og gentages ved væsentlige ændringer og ellers efter den interne træningsplan. FlowDule og kunden fordeler træningsansvaret i onboarding og kundebilaget.

12. Rettigheder og kontakt

Hvis du er klient hos en behandler, skal spørgsmål om din journal, indsigt, rettelse, sletning eller behandlingsgrundlag rettes til behandleren eller klinikken. FlowDule hjælper kunden efter dennes instruks.

Hvis spørgsmålet vedrører FlowDules egne behandlinger, kan du kontakte privacy@flowdule.com. Yderligere information findes i Privatlivspolitikken, Databehandleraftalen og Underdatabehandlere og leverandører.